La nueva norma ISO 9001:2015/ ISO 14001:2015 se publicó el pasado septiembre de 2015 por lo que las empresas deberán haberse adecuado a ella antes de septiembre de 2018. Comenzar con los trabajos de transición no es una tarea fácil.
Aunque existe un periodo de transición de 3 años -especialmente relevante para aquellas empresas que tengan un certificado vigente bajo ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004-, es muy importante no dejar todo el trabajo para el final del citado periodo, pues se puede poner en riesgo el certificado de calidad de la organización.
Las normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015 han sido reestructuradas ampliamente: desde la forma de denominar capítulos y subcapítulos, hasta el orden de las cláusulas.
Este brevísimo y rápido resumen sobre los aspectos más sobresalientes de la nueva ISO creemos puede ser de interés si su empresa se encuentra en ese proceso de adaptación a la nueva norma.
OBJETIVOS DE LA REVISIÓN:
Los objetivos de la revisión ISO 9001:2015 son:
- Situar el Sistema de Gestión de la Calidad en el núcleo de la empresa.
- Mejorar la competitividad de las empresas a la hora de satisfacer a sus clientes.
- Identificar y gestionar los riesgos de forma proactiva.
- Que la Alta Dirección sea quien se responsabilice de la eficacia de los Sistemas de Gestión.
- Integrar fácilmente la ISO 9001:2015 con otros Sistemas de Gestión, como ISO 14001:2015 o ISO 45001.
- Gracias a las bases de datos de conocimiento, garantizar un adecuado y eficaz intercambio de la información.
- Pasar del “Compromiso” al “Liderazgo”.
- Tener en cuenta las necesidades y expectativas de todos los agentes interesados.
- Aplicar un lenguaje simplificado.
La norma ISO 1400:2015, orientada a proporcionar un marco de protección para el medio ambiente y responder a las condiciones climáticas cambiantes desde el equilibrio con las necesidades socioeconómicas, requiere contar con diferentes objetivos ambientales en la actividad de la empresa, como:
- Cuidado ambiental y reducción de riesgos ambientales en las empresas.
- Mejora en el desempeño ambiental.
- Cumplimiento de normativas y obligaciones legales.
- Perspectiva del ciclo de vida de productos y materiales.
- Divulgación de la información ambiental.
CRONOLOGÍA DE LA NUEVA NORMA ISO 9001/ 14001. RECORRIDO HASTA SU PUBLICACIÓN E IMPLEMENTACIÓN:
JUN 2012- Documento de trabajo de los cambios a la norma.
DIC 2012- Aprobación del borrador de especificaciones y wd.
JUN 2013- CD para comentarios y votación.
JUN 2014- Borrador dis.
JUL 2015- Borrador fdis.
SEP 2015- Publicación norma internacional (iso).
SEP 2018- Los certificados de iso 9001:2008/ iso 14001:2004 ya no son válidos.
CAMBIOS PRINCIPALES:
Uno de los cambios más destacados es la incorporación de la gestión del riesgo que, aunque es una técnica que normalmente se aplicaba ya en las organizaciones, no estaba alineada con el Sistema de Garantía de Calidad. Estos y otros cambios reflejan el viraje estratégico que se está implantando en todas las revisiones de las Normas ISO.
Entre los cambios más relevantes podemos destacar los siguientes:
- ISO 9001:2015/ ISO 14001:2015 ha sido definida a partir de la Estructura de Alto Nivel que es la gran protagonista a la hora de revisar las principales normas ISO, siendo ésta:
- Un modelo normalizado para componer el sistema de redacción de las normas de gestión ISO.
- Definido en el Apéndice SL del documento ISO/IEC Directivas, Parte 1.
- Un denominador común para la uniformización de las normas de gestión de cara a facilitar su integración e implementación en las organizaciones certificadas o que quieran certificarse.
Con la Estructura de Alto Nivel se podrán:
- Sincronizar diferentes normas.
- Adopción de un lenguaje común y eliminación de la duplicidad documental.
- Garantizar la calidad en la producción de las normas con textos consistentes que puedan mantenerse aplicables durante periodos largos de tiempo en toda diversidad y tipos de organizaciones.
- Garantizar que las normas no sean excesivamente cerradas que permitan tanto flexibilidad en su aplicación como la capacidad para que cada organización pueda perfeccionar los sistemas de gestión más allá de la norma estandarizada.
- La Gestión del Riesgo como pilar de la norma:
La nueva norma establece un enfoque sistemático de control de riesgo incluido dentro del Sistema de Gestión de Calidad. Este enfoque permite que las organizaciones tengan estrategias más proactivas en vez de reactivas.
- Liderazgo como elemento clave para vehicular la norma:
La alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso respecto al Sistema de Gestión de la Calidad ya que muchas de las dificultades de implementación residen en la gestión del mismo. La alta dirección tiene que asumir los principios de compromiso necesarios que guíen la dirección que tomará la empresa a raíz de la implantación del SGC.
Los elementos clave para liderar la implantación son:
- Establecimiento de una misión y/o visión.
- Difusión de todos los valores que representan a la empresa.
- Apertura de la Norma al Sector Servicios.
5. Desaparición de la obligación de disponer de un manual de calidad.
- Importancia otorgada al contexto de la organización y a las distintas partes interesadas como:
- Factores internos y externos que afectan al Sistema de Gestión de Calidad.
- Definición de las distintas partes interesadas de la empresa
- El conocimiento como recurso de participación:
- Basado en el concepto de gestión del conocimiento.
- Basado en el conocimiento necesario para alcanzar la competencia de las personas.
- Basado en la transferencia y disposición del conocimiento: propiedad intelectual, lecciones aprendidas, factores de éxito y fracaso, expertos…
DIFERENCIAS EN LA ESTRUCTURA DE ISO 9001:2008 E ISO 9001:2015/ 14001:2015:
Puntos de la norma ISO 9001:2008:
- Introducción
- Alcance: objeto y campo de aplicación.
- Normas para la consulta
- Términos y definiciones
- Sistema de gestión de la calidad
- Responsabilidad de la dirección
- Gestión de los recursos
- Realización del producto
- Medición, análisis y mejora
Áreas ISO 9001:2015/ ISO 14001:2015
- Alcance
- Referencias normativas
- Términos y definiciones
- Contexto de la organización
- Liderazgo
- Planificación
- Soporte/ Apoyo
- Operaciones
- Evaluación del desempeño
- Mejora
DIEZ PUNTOS CLAVE DE LA NUEVA ISO 2015
La adaptación a la nueva norma ISO puede resumirse, por tanto, en estas diez claves:
- Nueva estructura válida para ambas normas
- La norma se divide en 10 puntos (estructura común en ambas). De este modo se consigue facilitar la construcción de sistemas de gestión integrados.
- Se puede excluir del alcance cualquiera de los puntos (solamente en ISO 9001:2015) siempre y cuando se justifique correctamente.
- Documentación
- No se requiere de procedimientos documentados pero sí que pide INFORMACIÓN DOCUMENTADA en determinados requisitos.
- Sigue siendo obligatorio el control de la información documentada.
- Como definir el contexto de la organización
- Cuestiones internas y externas
- Partes interesadas
- Liderazgo
- Desde el enfoque práctico
- Estableciendo objetivos y metas alineados a la estrategia
- La importancia del apoyo de la dirección en la gestión
- Comunicación desde la dirección y capacidad de involucrar en el sistema a toda la organización.
- Riesgos y oportunidades
- Identificarlos
- Analizarlos
- Evaluarlos
- Tratarlos
- Controlarlos
- Establecimiento de objetivos
- En consecuencia a los riesgos y su tratamiento.
- Se han de desarrollar correctamente las metas, acciones y responsables.
- Subcontratación
- Garantizar y controlar que los procesos y operaciones externalizados cumplen con los requisitos exigibles por norma como si fueran realizados de manera interna.
- Comunicación y conocimiento
- Identificar el conocimiento necesario: “Plan de comunicación” / “Matriz de comunicación”.
- Procesos
- Se han de definir en mayor grado de detalle los procesos identificados.
- Definir en cada uno de los procesos al menos: fuentes de entradas, entradas, inicio y fin de actividades, salidas, receptores de salidas y controles para el seguimiento y medición.
- Particularidades de las anteriores en la ISO 14001:2015
- Evaluación de Riesgos ambientales
- Tendrá en cuenta el contexto y las partes interesadas además de los aspectos y requisitos ambientales.
- La política ambiental se ha de modificar recogiendo todos los puntos recogidos en la nueva norma: uso sostenible, mitigación…
- Se han de identificar todos los aspectos a lo largo del CICLO DE VIDA del producto/servicio:
- Diseño, producción, usos previstos, subcontrataciones, reciclaje, valorización del producto.
- Determinar información/ formación a proporcionar a las partes interesadas del sistema de gestión ambiental.
- Plan de emergencia ambiental
- No es necesario documentar la decisión de si se comunicará o no la información de los aspectos ambientales significativos.
- Establecer controles para asegurar requisitos ambientales en el proceso de diseño y de las diferentes etapas del ciclo de vida.
- Determinar requisitos ambientales para compras
- Considerar la necesidad de suministrar información acerca de los impactos ambientales asociados al transporte, entrega, uso, fin de vida útil…
- Evaluación de Riesgos ambientales
LA IMPORTANCIA DE LA ADAPTACIÓN DE LA NUEVA NORMA ISO 2015 A LA CASUÍSTICA PARTICULAR DE CADA EMPRESA Y DE LA TUTORIZACIÓN DEL PROCESO
Desde el Grupo Sie recordamos tanto a nuestros clientes de consultoría en calidad, como a toda la comunidad de empresas certificadas ISO, que se han de personalizar los requisitos de cumplimiento a las necesidades de cada tipología de empresa y que las implantaciones de la nueva norma tendrán que estar certificadas (auditoria externa realizada con las No Conformidades que pudieran resultar cerradas) como fecha tope en Septiembre de 2018, recomendándose para ello realizar una auditoria o acompañamiento de transición.
A tal fin, nuestros consultores, han desarrollado un programa formativo –bonificable a través de la Fundación Tripartita-, dirigido a Responsables de Sistemas de Gestión de Calidad de empresas certificadas. El objetivo de dicho programa es eminentemente práctico y va dirigido a la consecución, ayuda y capacitación de la empresa, y sus responsables, para adaptar su certificación a la nueva ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015.
Puede acceder a la información detallada de nuestro programa Formativo pinchando en el siguiente enlace.
