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[GESTIÓN DEL TIEMPO]

¿Gestionas tu tiempo de forma adecuada?

“Necesito días de más de 24 horas”, cuántas veces habremos recurrido a ese tipo de frases para expresar que “no nos da la vida”. La falta de tiempo es uno de los mayores inconvenientes a los que nos enfrentamos hoy en día.

Pero ¿es real ese problema o es que no sabemos cómo gestionar el tiempo del que disponemos para llevar a cabo las distintas tareas de nuestro día a día (obligaciones laborales, familiares, etc.)?

Hemos identificado los errores más comunes que cometemos en la gestión de nuestro tiempo:

• No hacer listas de tareas pendientes: seguro que más de una vez has tenido la sensación de que se te estaba olvidando hacer algo importante. Por eso es fundamental hacer ya sea diaria o semanalmente un listado de tareas que debes llevar a cabo en ese margen de tiempo, para no descuidar ninguna.
• No priorizar las tareas: si no damos más relevancia a unas tareas frente a otras, probablemente invertiremos tiempo en las tareas que menos lo requieren y menos tiempo en las que más. Ya sea mediante un sistema de colores o etiquetas, hay que ordenar las tareas.
• No controlar las distracciones: si trabajamos en una oficina abierta o en un entorno no preparado para ello es mucho más fácil perder el hilo y distraerse. Debemos identificar las distracciones y suprimirlas, al igual que reducir las interrupciones.
• Procrastinar: muchas veces posponemos tareas por miedo, pereza o simplemente porque preferimos hacer otras sin ser conscientes de que tarde o temprano tendremos que enfrentarnos a ellas.
• No ser realista a la hora de comprometerse: En ocasiones perdemos la perspectiva y queremos abarcar demasiado. Por ello, debemos ser conscientes del tiempo del que disponemos y de nuestras capacidades. No por comprometernos más, llegaremos a hacer más cosas. Sino que puede que las hagamos pero no de la manera o forma que deberíamos.
• Necesidad de sentirse ocupado: muchas personas necesitan sentirse ocupadas constantemente con el fin de sentirse productivos, pero de esta forma fomentan el estrés, además de disminuir los niveles de productividad.
• Multitask: Parece que ahora somos capaces de responder a un email mientras hablamos por teléfono o de responder a mensajes de Whatsapp mientras atendemos en clase, pero no nos damos cuenta de que ambas acciones las hacemos a medias, sin prestarles la atención que requieren. 
• No saber parar a descansar: nadie puede ser 100% productivo durante horas y horas seguidas. Es preferible hacer pausas cortas pero frecuentes.

 Una vez tengamos bajo control los errores que comentemos, debemos empezar a aplicar las recomendaciones para ser más productivos y efectivos:

1. Pasa a la acción: está claro que debemos organizar nuestro día, semana, mes o año, pero tampoco debemos invertir más tiempo de lo debido en esa organización. Una vez tengamos claras las tareas que debemos desarrollar ese mismo día, debemos pasar a la acción sin perder tiempo.
2. Elimina: se trata de priorizar las tareas y de darles importancia a las que realmente la tienen. Debemos suprimir o dejar de lado las tareas que no aportan nada a la obtención de los objetivos marcados.
3. Delega: muchas veces tendemos a pensar que la ejecución de cierta tarea se va a realizar peor si lo hace otra persona que si lo hiciéramos nosotros mismos, pero no es así. Probablemente no se hará de la misma forma pero no necesariamente peor. Y los beneficios de haber delegado se traducen en más tiempo para realizar los quehaceres restantes.
4. No te lamentes: a veces no llegamos a todo, pero no debemos desperdiciar ni un minuto de nuestro tiempo en lamentarnos. Si hemos priorizado bien las tareas, habremos dejado colgando las no tan importantes.
5. No olvides las tareas rutinarias: cada día destinamos tiempo a la realización de tareas rutinarias como puede ser ducharnos, comer, ir al trabajo, hacer la compra, etc. No debemos contar con ese tiempo para el desempeño de las tareas restantes.
6. Vive: al margen de las obligaciones como el trabajo o el estudio, tenemos que destinar tiempo a actividades de ocio que nos ayudan a desconectar y a ser más productivos.
7. Recarga tu energía: si queremos ser efectivos y productivos debemos descansar, no solo de noche durmiendo, sino entre tarea y tarea. Existe una técnica llamada pomodoro que fracciona el tiempo en intervalos de 5 minutos con 5 minutos de descanso entre uno y otro, que da muy buenos resultados.

Más allá de estas claves o recomendaciones, gracias al desarrollo tecnológico, se han desarrollado diversas aplicaciones cuyo objetivo es fomentar la mejora de nuestra productividad. Estos son algunas de ellas:

Trello: Ya sea para uno mismo o para llevar a cabo un trabajo en equipo el tablero de trello y sus tres columnas de “Lista de tareas”, “En proceso” y “Hecho” facilitan el desarrollo de cualquier trabajo. 

Wanderlist: te permite crear listas de cualquier tipo, generar avisos y compartir las tareas con otra persona. Puedes acceder a tu cuenta desde cualquier dispositivo.

Slack: se trata de una plataforma de trabajo colaborativo para cualquier tipo de equipos. Permite conversar entre los miembros, agilizar la toma de decisiones e ir almacenando toda la información relacionada con el proceso, que podrá consultarse en cualquier momento a golpe de clic.