“Necesito días de más de 24 horas”, cuántas veces habremos recurrido a ese tipo de frases para expresar que “no nos da la vida”. La falta de tiempo es uno de los mayores inconvenientes a los que nos enfrentamos hoy en día.
Pero ¿es real ese problema o es que no sabemos cómo gestionar el tiempo del que disponemos para llevar a cabo las distintas tareas de nuestro día a día (obligaciones laborales, familiares, etc.)?
Hemos identificado los errores más comunes que cometemos en la gestión de nuestro tiempo:
No hacer listas de tareas pendientes: seguro que más de una vez has tenido la sensación de que se te estaba olvidando hacer algo importante. Por eso es fundamental hacer ya sea diaria o semanalmente un listado de tareas que debes llevar a cabo en ese margen de tiempo, para no descuidar ninguna.
No priorizar las tareas: si no damos más relevancia a unas tareas frente a otras, probablemente invertiremos tiempo en las tareas que menos lo requieren y menos tiempo en las que más. Ya sea mediante un sistema de colores o etiquetas, hay que ordenar las tareas.
No controlar las distracciones: si trabajamos en una oficina abierta o en un entorno no preparado para ello es mucho más fácil perder el hilo y distraerse. Debemos identificar las distracciones y suprimirlas, al igual que reducir las interrupciones.
Procrastinar: muchas veces posponemos tareas por miedo, pereza o simplemente porque preferimos hacer otras sin ser conscientes de que tarde o temprano tendremos que enfrentarnos a ellas.
No ser realista a la hora de comprometerse: En ocasiones perdemos la perspectiva y queremos abarcar demasiado. Por ello, debemos ser conscientes del tiempo del que disponemos y de nuestras capacidades. No por comprometernos más, llegaremos a hacer más cosas. Sino que puede que las hagamos pero no de la manera o forma que deberíamos.
Necesidad de sentirse ocupado: muchas personas necesitan sentirse ocupadas constantemente con el fin de sentirse productivos, pero de esta forma fomentan el estrés, además de disminuir los niveles de productividad.
Multitask: Parece que ahora somos capaces de responder a un email mientras hablamos por teléfono o de responder a mensajes de Whatsapp mientras atendemos en clase, pero no nos damos cuenta de que ambas acciones las hacemos a medias, sin prestarles la atención que requieren.
No saber parar a descansar: nadie puede ser 100% productivo durante horas y horas seguidas. Es preferible hacer pausas cortas pero frecuentes.
Una vez tengamos bajo control los errores que comentemos, debemos empezar a aplicar las recomendaciones para ser más productivos y efectivos:
Pasa a la acción: está claro que debemos organizar nuestro día, semana, mes o año, pero tampoco debemos invertir más tiempo de lo debido en esa organización. Una vez tengamos claras las tareas que debemos desarrollar ese mismo día, debemos pasar a la acción sin perder tiempo.
Elimina: se trata de priorizar las tareas y de darles importancia a las que realmente la tienen. Debemos suprimir o dejar de lado las tareas que no aportan nada a la obtención de los objetivos marcados.
Delega: muchas veces tendemos a pensar que la ejecución de cierta tarea se va a realizar peor si lo hace otra persona que si lo hiciéramos nosotros mismos, pero no es así. Probablemente no se hará de la misma forma pero no necesariamente peor. Y los beneficios de haber delegado se traducen en más tiempo para realizar los quehaceres restantes.
No te lamentes: a veces no llegamos a todo, pero no debemos desperdiciar ni un minuto de nuestro tiempo en lamentarnos. Si hemos priorizado bien las tareas, habremos dejado colgando las no tan importantes.
No olvides las tareas rutinarias: cada día destinamos tiempo a la realización de tareas rutinarias como puede ser ducharnos, comer, ir al trabajo, hacer la compra, etc. No debemos contar con ese tiempo para el desempeño de las tareas restantes.
Vive: al margen de las obligaciones como el trabajo o el estudio, tenemos que destinar tiempo a actividades de ocio que nos ayudan a desconectar y a ser más productivos.
Recarga tu energía: si queremos ser efectivos y productivos debemos descansar, no solo de noche durmiendo, sino entre tarea y tarea. Existe una técnica llamada pomodoro que fracciona el tiempo en intervalos de 5 minutos con 5 minutos de descanso entre uno y otro, que da muy buenos resultados.
Más allá de estas claves o recomendaciones, gracias al desarrollo tecnológico, se han desarrollado diversas aplicaciones cuyo objetivo es fomentar la mejora de nuestra productividad. Estos son algunas de ellas:
Trello: Ya sea para uno mismo o para llevar a cabo un trabajo en equipo el tablero de trello y sus tres columnas de “Lista de tareas”, “En proceso” y “Hecho” facilitan el desarrollo de cualquier trabajo.
Wanderlist: te permite crear listas de cualquier tipo, generar avisos y compartir las tareas con otra persona. Puedes acceder a tu cuenta desde cualquier dispositivo.
Slack: se trata de una plataforma de trabajo colaborativo para cualquier tipo de equipos. Permite conversar entre los miembros, agilizar la toma de decisiones e ir almacenando toda la información relacionada con el proceso, que podrá consultarse en cualquier momento a golpe de clic.